엑셀에서 데이터베이스로, 언제 넘어가야 하나요? | 5가지 핵심 요약

엑셀에서 데이터베이스로, 언제 넘어가야 하나요? | 5가지 핵심 요약

엑셀 데이터베이스 주요 차이점 목차 바로가기

영상 강의

엑셀과 데이터베이스의 가장 큰 차이점은 테이블 간의 관계형성 여부입니다. 가장 보편적인 예제로 VLOOKUP 함수를 사용하는 경우를 알아볼께요.

위 표를 보면 각 직원별 남은 연차수와 직원정보가 입력된 표가 있습니다. 그리고 연차가 10일이상 많이 남아있는 직원을 필터링한다고 가정해보겠습니다. 하지만 직원별 연차가 정리된 표에는 '사번'만 입력되어 있어, 직원 정보를 알아보려면 VLOOKUP 함수를 사용해서 데이터를 정리해야 합니다.

물론 엑셀은 다양한 함수를 지원하기 때문에 데이터 사이에 관계를 형성하지 않아도 쉽게 데이터를 가공할 수 있습니다. 하지만 데이터 양이 많아지거나 다뤄야 할 데이터 종류가 늘어날 경우 함수만으로는 처리하기 어려워지고, 처리속도 또한 상당히 느려지는 문제가 발생합니다.

반면에 데이터베이스는 데이터 간에 관계를 형성하여 여러 개의 데이터도 손쉽게 관리하면서 동시에 엑셀보다 월등히 빠른속도로 데이터를 처리할 수 있습니다.

엑셀과 데이터베이스의 또 다른 차이점은 데이터 시각화 처리 여부인데요. 엑셀은 기본적으로 차트, 표 그리고 피벗테이블 기능이 내장되어 있습니다. 따라서 별도의 외부 프로그램을 사용하지 않고도, 엑셀 안에서 데이터 입력/편집 뿐만 아니라 시각화까지 모두 가능하다는 장점이 있습니다.

반면에 데이터베이스는 데이터의 입력/편집만 가능하며 피벗테이블을 출력하거나 데이터를 시각화하려면 파워BI, 태블로 같은 별도의 시각화 프로그램을 사용해야 합니다.

엑셀과 데이터베이스의 세번째 큰 차이점은 다수 (10명 이상의) 동시편집 가능성입니다. 2021년 2월 기준으로, 최신버전이 주기적으로 업데이트되는 M365 버전의 경우, 엑셀 공유 기능이 대폭 강화되어 최대 99명까지 동시편집이 가능하다고 합니다. (하지만 실제 사용자 경험으로는 10명 이상 동시편집시 상당한 렉이 발생한다고 하네요 ^^; 이 부분은 빠른 시일내에는 어렵겠지만.. 기술이 발전하면서 차후 개선이 될 것 같습니다)

실제로 현장에서 근무중인 많은 직장인 의견에 따르면, 엑셀을 사용하면서 파일 공유기능에 상당한 불편함을 겪고있고, 이러한 문제를 해결하기 위한 대안책으로 구글스프레드 시트를 사용중이라고 합니다.

엑셀의 파일 공유기능은 M365 사용자 기준 원드라이브(그리고 비즈니스 365 사용자는 쉐어포인트 포함)를 통하여 거의 실시간으로 업데이트가 가능할 정도로 많이 발전하였습니다. 물론 엑셀과 데이터베이스의 가장 큰 차이점인 데이터의 관계형성이라는 본질적인 차이로 인하여, 데이터의 양이 많아질 경우 데이터베이스만큼의 빠른 데이터 처리가 어려울 수 있습니다. 하지만 현재 제공되는 엑셀과 구글스프레드시트의 파일 공유 기능은 현업에서 요구하는 대부분의 니즈를 해결할 만큼 많이 발전했다고 볼 수 있습니다.

구글 스프레드시트 vs 엑셀 파일 공유 차이점 요약

이 외에도 엑셀과 데이터베이스의 차이점에 대한 내용은 아래 영상강의에서 자세히 설명해드렸습니다.

엑셀에서 데이트베이스로 언제 넘어가야 하나요?

그렇다면 엑셀에서 데이터베이스로 언제 넘어가야 할까요? 실무에서 고려해야 할 엑셀 → 데이터베이스로 넘어가야 하는 상황은 크게 5가지로 압축할 수 있습니다.

첫번째는 그림이나 영상을 데이터베이스로 관리해야 하는 경우입니다. 엑셀에도 사진이나 문서를 첨부할 수 있지만, 엑셀에 첨부되는 사진이나 문서는 데이터로 관리되지 않고 시트위에 얹혀지는 형태로 삽입됩니다. 따라서 사진이나 그림, 또는 영상이나 다른 문서를 DB화하여 체계적으로 관리해야 한다면 반드시 DB로 넘어가야 합니다.

p.s. 만약 파일의 링크만 관리해도 괜찮다면, 엑셀의 하이퍼링크를 활용할 수 있습니다.

엑셀은 2007 이전 버전에서는 65,536, 2010 이후 버전에서는 1,048,576 개의 행을 제공하며, 그 이상의 데이터는 입력이 제한됩니다. 따라서 100만행 이상의 데이터를 관리해야 한다면, 반드시 데이터베이스로 넘어가야 합니다.

p.s. M365 사용자 기준, 엑셀의 파워쿼리 추가기능을 활용하면 100만행 이상의 데이터를 입력/수정할 수 있습니다.

21년 2월 기준, 엑셀 최신버전인 M365 사용자 기준으로 엑셀 공유기능을 활용하면 최대 99명까지 동시편집이 가능합니다. 하지만 실제로 10명 이상의 사용자가 동시편집할 경우 지연시간이 발생하여 사용하는데 어려움이 있다고 합니다.

따라서, 10명 이상 사용자간에 동시편집이 필요할 경우, 엑셀에서 데이터베이스로 넘어가는 것이 좋습니다.

네번째로는 인사이동이 잦은 환경인 경우입니다. 엑셀은 다른 데이터 가공 프로그램에 비해 진입장벽이 낮은 프로그램입니다. 별도의 전문지식이 없더라도, 대부분의 사용자는 마우스 클릭만으로 손쉽게 데이터를 입력하고 가공 할 수 있는 프로그램인데요. 하지만 진입장벽이 낮은 만큼, 사용자의 역량에 따라 활용도의 차이 또한 큰 프로그램입니다. 그러다보니, 전임자는 엑셀을 잘 활용하지만 새로온 후임자가 엑셀을 잘 활용하지 못하는 경우, 그리고 사용하던 엑셀 서식에 문제가 발생할 경우, 문제를 해결하는데에 상당한 골치를 앓는 경우가 생각보다 자주 발생합니다.

따라서, 인사이동이 잦거나 업무 인수인계를 자주하는 환경에서 일한다면 규격화 된 프로그램을 사용하는 것이 좋습니다.

마지막으로는 데이터 보안이 필요한 경우입니다. 사실 이 내용이 엑셀에서 데이터베이스로 넘어가야 하는 가장 중요한 이유라고 볼 수 있는데요. 엑셀은 파일 공유시, 시트 안에 담긴 데이터가 파일 안에 직접 코딩 되어 공유됩니다. 따라서 아무리 암호로 철저히 보안하더라도 근본적으로 데이터 유출에 취약할 수 밖에 없습니다.

따라서, 외부에 유출되지 말아야 할 민감한 데이터이거나 중요 데이터를 외부 업체와 공유해야 할 경우, 엑셀 파일로 공유하는 것 대신 데이터베이스를 통해(규격화된 프로그램 또는 웹페이지) 공유하는 것이 좋습니다.