회사에서 절대 알려주지 않는 이메일 잘 쓰는 방법
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이메일 잘 쓰는 법 영상강의
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오빠두엑셀의 강의 예제파일은 여러분을 위해 자유롭게 제공하고 있습니다.
- [실무기초] 회사에서 알려주지 않는 이메일 작성법PPT자료
부허리서치기관(Boohear Research Institute)에서 복수의 산업에서 근무하는 지식노동자를 대상으로 이메일 습관에 대한 조사결과, 응답자의 37%가 이메일을 읽고 쓰는데에 하루 1~2시간을 사용했으며, 25%는 하루 3~4시간을 이메일에 썼다고 합니다. 그리고 응답자에 55%는 매시간 또는 시간당 여러차례 이메일을 확인했다고 하는데요.
직장인의 37%는 이메일을 쓰는데에 하루평균 1~2시간을 사용합니다. 여러분은 어떠신가요? 업무분야에 따라 다르겠지만, 우리나라 직장인도 이와 크게 다르지 않을 것이라고 생각됩니다.
지난달 저희 구독자분들 대상으로 설문조사를 했습니다. 약 700분께서 답해주셨는데요. 이메일 관련 업무 중 가장 중요하다고 생각되는 능력에 대한 응답은 아래와 같았습니다.
- 1위 : 수신된 이메일 목록을 체계적으로 관리하는 것 (32%)
- 2위 : 이메일을 간단명료하게 효율적으로 작성하는 것 (25%)
- 3위 : 상황에 맞는 단어/어휘를 구사하는 것 (22%)
- 4위 : 계획만 있고 실천되지 않는 업무를 팔로우업 하는 것 (21%)
이메일을 체계적으로 관리하는 것과 효율적으로 작성하는 것 아웃룩에는 지정한 규칙에 따라 이메일을 특정폴더에 자동으로 분류하는 기능이 있는데요. 이 '규칙'기능을 사용하여 특정사람이 보낸 이메일을 자동으로 분류하는 방법을 알아보겠습니다.
- 분류하고자 하는 메일을 우클릭한 뒤, '규칙' - '받은 메시지 항상 자동분류' 로 이동합니다.
규칙 - 받은 메시지 항상 자동 분류를 선택합니다. - 기존 폴더를 선택하거나 또는 '새로만들기'를 통해 원하는 폴더를 새롭게 생성합니다.
이메일을 분류할 새로운 폴더를 생성합니다. - 원하는 폴더를 선택한 후, '확인' 누르면 해당 발신자로부터 수신된 이메일이 자동으로 분류됩니다. 이후에 수신되는 이메일 또한 자동으로 분류됩니다.
대상 폴더를 선택 후 확인을 눌러 마무리합니다.
또한 이메일 제목에 '특정 단어'가 포함된 경우에도 자동으로 분류할 수 있습니다. 예를 들어 제목에 '(광고)'라는 단어가 포함된 이메일을 '광고' 폴더로 분류하는 방법은 아래와 같습니다.
- '파일' - '정보' - '규칙 및 알림 관리'로 이동합니다.
파일 - 정보 - 규칙 및 알림 관리로 이동합니다. - '새규칙'을 클릭합니다.
새 규칙을 클릭합니다. - '제목에 특정 단어가 있는 메시지를 폴더로 이동'을 선택한 뒤 다음단계로 넘어갑니다.
제목에 특정 단어가 있는 메시지를 폴더로 이동을 선택합니다. - 아래 '지정단어'를 클릭한 후, "(광고)"를 검색 목록에 추가합니다.
"(광고)" 를 검색문구에 추가합니다. - '지정폴더' 또한 클릭한 뒤, 이동시킬 대상 폴더를 선택합니다.
해당 메일을 이동할 지정폴터를 선택합니다. - 이후 마지막 단계까지 다음버튼을 눌러 이동한 뒤, 원하는 '규칙이름'을 지정하여 규칙생성을 마무리합니다.
규칙 이름을 지정한 뒤 규칙생성을 마무리합니다.
아웃룩을 사용하면 일정관리 또한 아주 편리해지는데요. 회의관련 이메일을 첨부하여 쉽게 일정을 추가하는 방법을 알아보겠습니다.
- 일정에 추가할 메일을 드래그하여 아웃룩화면 왼쪽 아래 '달력모양' 아이콘으로 이동합니다.
메일을 왼쪽아래 달력모양 아이콘으로 드래그합니다. - 메일이 자동으로 일정에 더해지며, 원하는 날짜와 시간으로 값을 변경합니다.
원하는 날짜와 시간으로 값을 변경합니다. - 이후 달력으로 이동하면 일정이 추가된 것을 볼 수 있습니다.
일정이 추가되었습니다.
성공하는 직장인의 이메일 작성법 첫번째, "쓰기전에 생각하라" 입니다. 대부분의 많은 직장인들은 아래 관점을 가지고 이메일을 시작합니다.
- 내가 무엇을 달성해야 하는가?
- 내게 무엇이 필요한가?
- 내 목표 달성을 위해 수신자가 어떻게 도와줄 수 있는가?
이는 아주 잘못된 접근이라고 볼 수 있는데요. 아래 예제를 살펴보겠습니다.
제목 : 오빠두엑셀 엑셀박람회 참가안내
구성원 여러분, 안녕하세요.
이번 주말(4월 18일~19일)에 우리회사에서는 강남구 테헤란로에 위치한 오빠두센터에서 열리는 ‘엑셀박람회’에 참가하게 되었습니다. 이 행사에 무료입장 혜택을 받고 싶다면 본 메일에 회신 부탁드리겠습니다.
더 자세한 사항은 www.oppadu.com 에 가서 직접 확인하실 수 있습니다.
감사합니다.
위 이메일의 핵심내용은 무엇일까요? 아마도 "회사와 이메일 작성자가 이번 주말에 무엇을 하는가"는 아닐 것 입니다. 대신 '엑셀박람회 무료 입장권을 무료로 배포 중'이라는 내용에 수신자들은 더 많은 흥미를 느낄 것 입니다. 따라서 메일을 아래와 같이 수정할 수 있습니다.
제목 : 오빠두엑셀 엑셀박람회 참가안내
구성원 여러분, 안녕하세요.
이번 주말에 열리는 ‘엑셀박람회’를 무료로 관람하고 싶으신 분께 입장권을 보내 드리고 있사오니, 참가를 희망하시는 분은 본 메일에 회신 부탁드리겠습니다.
' 첫 문단에 핵심내용을 작성혀여, ' 수신인이 이에 관심이 있다면 아래 세부내용을 확인할 것이고, 그렇지 않다면 다음 메일로 빠르게 넘어갈 수 있습니다.위치 : 강남구 테헤란로에 위치한 오빠두센터
시간 : 4월 18일~19일더 자세한 사항은 www.oppadu.com 에 가서 직접 확인하실 수 있습니다.
감사합니다.
≪이메일을 더 신속하게, 더 적게, 더 잘쓰는 법≫의 저자인 다이애나부허는 효율적인 이메일 작성을 위한 'MADE' 포맷을 제안합니다. MADE 포맷은 아래 4개 항목의 약자를 딴 이메일 양식인데요.
Message (메시지) - Action (행동) - Detail (디테일) - Evidence (증거)
우선 아래 이메일을 보고, 무엇이 중요 메시지이고 행동인지 살펴보겠습니다.
제목 : 아쿠아리움 엔지니어링 행사 관련
안녕하세요?
최근 아쿠아리움에서 열린 우리 기술관련 행사는 엄청난 성공을 거뒀습니다. 예전 행사들을 기반으로 참석자수 250명을 잡은건데 지나치게 현실적으로 추정한 듯 합니다. 우리 그룹에서만 아쿠아리움의 볼거리에 흥미를 느껴 475명 이상이 참석하게 되었으니 말이지요..
예상치 못하게 참석자가 몰린 탓에, 음식이 충분치 못 했던 점은 이해합니다. 그 점과 관련해 친절하게 처리해주셔서 감사드립니다.
하지만 저희는 다른 문제로 크게 실망했습니다. 계약시 아쿠아리움에서 열리는 행사는 우리 그룹의 참석자만 독점적으로 사용하기로 계약하였는데, 그 협의사항이 지켜지지 않았습니다. 또한 귀사는 우리가 그룹활동 시간을 가지려고 했던 장소에서 다른 행사를 진행하였습니다.
귀사 직원들도 행사진행 관련하여 많은 고생을 했다고 들었습니다. 하지만 이 행사는 우리 그룹과 임직원들에게 아주 중요한 행사임을 다시 한 번 말씀드리고 싶습니다. 귀사가 아쿠아리움 내 동일한 장소를 다른 고객들을 위한 행사에 사용하는 바람에 제가 아주 곤란한 상황에 놓이게 되었습니다.
우리 쪽 담당 직원이 귀사에게 새로운 제안서를 보내 드렸습니다. 저는 이 일이 프로답고 신속하게 해결되길 바랍니다. 귀사에서 청구한 숫자를 다시 검토해보시고, 우리 측 입장을 고려해 보시길 바랍니다. 그렇게 해서 이번 행사는 우리가 제안하는 선에서 결제금액을 마무리짓고자 합니다.
감사합니다.
위 메일에서 중요 메시지와 중요 행동은 무엇일까요?
항목 내용 중요 메시지 아쿠아리움에서 열린 행사에는 그룹의 참석자들만 독점적으로 사용하기로 되어 있었으나, 주최측에서 협의사항을 제대로 이행하지 않음. 중요 행동 주최측으로 수정된 견적으로 새로운 제안서를 보냄. 하지만 위 메일은 핵심내용과 관련되지 않은 다른 주제로 서두를 시작하다 보니, 수신인이 메일을 끝까지 읽어야만 핵심 메세지를 파악할 수 있습니다. 따라서 위 메일은 MADE 포맷을 사용하여 아래와 같이 수정할 수 있습니다.
제목 : 아쿠아리움 엔지니어링 행사 관련
안녕하세요?
지난 10월 5일 아쿠아리움에서 열린 우리 엔지니어링 그룹과 임원진을 위한 행사 관련하여 귀사와 맺었던 공개 계약 문제를 해결하고자 합니다.
처음에 아쿠아리움에서 행사를 여는 것으로 협의했을 때 우리 그룹의 참석자들만 독점적으로 사용하기로 되어 있었으나, 귀사에서 협의사항을 제대로 이행하지 않았습니다. 또한 우리가 그룹활동을 가지려고 계획했던 장소에서 다른 행사를 열었습니다.
' 메시지우리 측 담당 직원이 이와 관련하여 귀사에게 새로운 제안서를 보내드렸습니다. 그러니 귀사에서 청구한 숫자를 다시 검토해 보시고, 우리 측 입장을 고려해 보시길 바랍니다. 그렇게 해서 이번 행사는 우리가 제안하는 선에서 결제금액을 마무리 짓고자 합니다.
' 행동본 행사는 우리 엔지니어링 그룹과 임원진들을 위해 매해 열리는 아주 중요한 행사입니다. 귀사가 아쿠아리움 내 동일한 장소를 다른 고객들을 위한 행사에 사용하는 바람에 제가 아주 곤란한 상황에 놓이게 되었습니다.
' 디테일 #누가예전 행사들을 기반으로 참석자수 250명을 잡았지만, 우리 그룹에서만 아쿠아리움 볼거리에 흥미를 느껴 475명 이상이 참석하게 된 상황에서 예상치 못하게 참석자가 몰려 음식이 충분치 못했던 점도 이해합니다. 그 점과 관련해 친절하게 처리해주셔서 감사드립니다. 하지만 우리 측 공간을 다른 그룹이 쓰도록 계획을 잡았다는 것은 완전히 다른 문제입니다. 계약서에도 철저히 금지된 사항입니다.
' 디테일 #어느정도, 왜우리측 제안 금액을 다시 첨부해드립니다. 이 문제를 프로답고 신속하게 처리하길 희망합니다. 담당 직원인 김주임에게 연락 부탁드립니다.
' 첨부파일 #어떻게감사합니다.
- 대명사는 그 대상이 명확할 때만 사용한다.
예제1) 이 장치에는 사용가능한 접속이 오직 하나만 존재하는데, 이는 문제를 일으킵니다.
이는 ‘이 장치’를 의미하는가? 또는 ‘접속’을 의미하는가?
▶ 개선된 문장 :
이 장치에서는 단 하나의 접속만 가능하며 그렇기 때문에 문제가 발생합니다.예제2) 후원자들은 각 위원회 모두에게 가이드라인을 제공합니다. 위원회는 각 부서별로 이해를 돕기 위해 자체적인 프로젝트팀을 조직할 예정입니다. 이들은 체계와 마감일, 예산 등을 설정합니다.이들은 ‘후원자’인가? ‘위원회’인가? ‘프로젝트팀’인가?
▶ 개선된 문장 :
후원자들은 각 위원회 모두에게 가이드라인을 제공합니다. 위원회는 각 부서별로 이해를 돕기 위해 자체적인 프로젝트팀을 조직할 예정입니다. 위원회들은 또한 체계와 마감일, 예산 등을 설정할 예정입니다. - 연결어는 꼭 필요할 때만 사용한다.
그 마감일자는 제게 괜찮고 담당자가 휴가에서 돌아오면 그때 다시 확인해보겠습니다.
두 문장은 '그리고'라는 이어주는말로 이어질 수 있는 문장인가?
아닙니다. 따라서 이어지는 말 없이 두 문장을 나눠 작성하면 더욱 자연스러워 집니다.▶ 개선된 문장 :
그 마감일자는 제게 괜찮습니다. 담당자가 휴가에서 돌아오면 그때 다시 확인해보겠습니다. - 설명어는 적절한 위치에 사용한다.
김비서가 제게 6월에 새로운 사무실이 이전할 준비가 될 거라고 말했어요.
김비서가 이야기한 시점이 6월인가? 아니면 사무실이 이전할 준비가 되는 것이 6월인가?
▶ 개선된 문장 :
김비서가 제게 새로운 사무실이 6월이면 이전할 준비가 될 거라고 말했어요.
두괄식이 핵심이다 : 노력보단 '결과'에 집중하라
직장인 보고서 작성에서 가장 중요한 것은 '상대방의 시간을 배려하는 것'입니다. 따라서 서면보고, 대면보고에 구분없이 모든 보고는 결과를 서두에 명시하는 것이 중요합니다. 그래야만 상대방이 핵심내용을 미리 파악한 뒤, 그에 관심이 있다면 뒤따라오는 세부내용을 확인할 것이고 그렇지 않다면 다른 업무에 시간을 아낄 수 있기 때문이죠. 아래 예제를 살펴보겠습니다.
제목: 판교 지사 사무실 부지 선정 관련
주임님 안녕하십니까.
판교 신규지사 설립을 위한 부지 선정 관련하여 보고드립니다.기존 연락하던 부동산 약 10곳을 통하여 확인 결과 최근 코로나 사태로 인하여 인근에 가용한 사무실용 부지가 많지 않다고 확인하였습니다.
좀 더 자세한 상황 파악을 위해 제가 직접 판교근처에 방문하여 현장에 있는 부동산을 방문하기로 결정하였고, 약 3일간의 조사결과 오빠두센터에 가용한 부지가 있는 것으로 확인하였습니다.
아래 해당 부지에 대한 요약본을 첨부하여 드리니 확인 부탁드립니다.
감사합니다.
위 메일은 초반부에 결과를 얻기위한 과정을 명시한 뒤, 그 뒤로 결과가 따라오는 미괄식 형태로 작성되었습니다. 따라서 상사가 위 메일을 읽고 핵심을 파악하려면 메일을 끝까지 읽어야 하는데요. 이를 두괄식 형태의 메일르 수정하면 아래와 같습니다.
제목: 판교 지사 사무실 부지 선정 관련
주임님 안녕하십니까.
판교 신규지사 설립을 위한 부지 선정 관련하여 좋은 소식이 있어 요약 보고드립니다신규지사 설립 조건에 정확히 부합하는 장소로 오빠두센터에 한 곳이 날 예정이라고 합니다. 오빠두센터는 최근 B2C 비즈니스 업계의 중심지로 각광받고 판교의 중요 건물입니다.
' 메시지사실 기존 연락하던 부동산 약 10곳을 통하여 확인을 시도하였으나 최근 코로나 사태로 인하여 인근에 가용한 사무실용 부지가 많지 않다고 하여, 제가 직접 판교에 찾아가서 현지 부동산과 약 3일동안 어렵게 확인하였습니다.
' 과정아래 해당 부지에 대한 요약본을 첨부하여 드리니 확인 부탁드립니다.
' 증빙감사합니다.
이렇게 두괄식 형태로 작성된 이메일은 수신자가 메일을 빠르게 이해하는데 더욱 유리하며, 상대방의 시간을 배려하는 이메일 작성방식이라고 볼 수 있습니다. 따라서 여러분도 '두괄식 형태의 이메일 작성'으로 성공하는 직장인이 되시길 기원합니다.
프레이밍 효과 : 포장을 잘 하는 것도 능력이다
1981년 발표된 <의사결정의 틀짜기와 선택심리> 라는 논문에 재미난 실험이 있어 예제를 가져왔습니다. 논문에서는 참가자를 두 그룹으로 나눠, 아래와 같은 질문을 하였다고 합니다.
A그룹 :
한나라에 600명의 생명을 앗아갈 질병이 발발하였습니다.
치료법 A를 택하면 200명이 살 수 있습니다.
치료법 B를 택하면 600명 모두가 살 가능성이 33%, 모두가 죽을 확률이 66% 입니다.
무엇을 택하겠습니까?A그룹의 참가자 중 72%는 치료법 A를 선택했다고 합니다. 반면 B 그룹에는 항목 하나만 바꿔 아래와 같이 질문하였다고 합니다.
B그룹 :
한나라에 600명의 생명을 앗아갈 질병이 발발하였습니다.
치료법 A를 택하면 400명이 죽습니다.
치료법 B를 택하면 600명 모두가 살 가능성이 33%, 모두가 죽을 확률이 66% 입니다.
무엇을 택하겠습니까?B그룹에서는 참가자의 78%가 치료법 B를 선택했다고 합니다. 왜 이런 결과가 나왔을까요?
위 두 질문의 결과는 동일하지만, 하나는 긍정적으로, 다른 하나는 부정적으로 질문하였고 사람들은 긍정적인 질문을 더 많이 선택하였습니다. 따라서, 같은 문장도 우리가 어떻게 작성하느냐에 따라 전혀 다른 결과를 얻을 수 있는데요. 아래 실무에 적용할 수 있는 간단한 예제를 살펴보겠습니다.
올해 오빠두산업의 상반기 총 매출이익은 1억 3천만원으로 작년 말 예상했던 내용 대비 약 5%정도 차이가 있었습니다.'차이'는 서로다른 두개의 다름을 뜻하므로 부정적인 의미가 있습니다.
따라서 위 문장을 아래와 같이 수정할 수 있습니다.
▶ 개선된 문장 :
올해 오빠두산업의 상반기 총 매출이익은 1억 3천만원으로 작년 말 예상했던 내용 대비 5% 이내로 일치하였습니다.
