회사에서 인정 받는 보고서를 작성하는 방법 - 핵심규칙 5가지 정리

회사에서 인정 받는 보고서를 작성하는 방법 - 핵심규칙 5가지

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엑셀, PPT, 워드 등으로 보고서를 작성할 때 최우선으로 지켜야 할 규칙은 바로 '1 Page = 1 Title' 입니다. 즉, 하나의 표(또는 차트)에는 전달할 주제가 1개로 명확히 작성되어야 한다는 것 인데요.

특히 보고서를 차트로 시각화하였다면, 작성된 차트에 대해서 글이나 말로 설명이 없어라도 누구나 메인 주제에 대해 바로 이해할 수 있도록 차트가 작성되어야 합니다.

실무에서 필요한 보고서 시각화의 핵심은 '올바른 색상(Color 또는 Theme)을 정하는 것' 입니다. 아래 차트를 보면 알 수 있듯이, 분명 동일한 차트이지만 색상 하나만 바꿔도 완전히 다른 느낌을 줄 수 있습니다.

일반적으로 기본색은 차가운 계열(검정색, 파랑색, 남색 등..)을 사용하며, 강조색은 따뜻한 계열(빨강색, 노랑색, 주황색 등..)을 사용합니다.

좀 더 다양한 색 조합을 찾아야 할 경우, 구글에서 '3 Color Combination', '4 Color Combination' 을 검색하거나 아래 적어드린 링크 페이지를 참고하시면 다양한 색 조합을 확인하실 수 있습니다.

엑셀에서 기본으로 제공하는 다양한 테마를 활용하는 방법은 아래 차트만들기 5단계 영상강의를 참고하세요.

모든 보고서를 작성할 때 '반드시' 지켜야 할 규칙! 바로 '숫자는 오른쪽 정렬한다' 입니다. 실생활에서 우리는 숫자 자리수를 오른쪽에서 부터 읽는게 습관화 되었기 때문에, 반드시 숫자는 오른쪽 정렬로 작성합니다. 아래 그림을 보면 알 수 있듯이, 숫자를 왼쪽, 가운데 정렬할 경우 숫자의 가독성이 크게 떨어지는 것을 볼 수 있습니다.

엑셀로 보고서를 작성할 때, 세로축은 꼭 필요한 곳에만 사용합니다. 표 전체에 세로축을 적용하면 '표가 전반적으로 답답하다'는 이미지를 주게 됩니다.

따라서 더 여유롭고 시각화 된 표를 작성하고 싶다면, 표의 세로축은 꼭 필요한 곳에만 사용합니다.

숫자를 표시할 때에는 '반드시' 천단위 구분기호를 표시합니다. 천단위 구분기호를 표시하는데에는 3가지 방법이 있습니다.

1. 홈탭 - 표시형식 - [,] 를 클릭하는 방법

[홈]탭 - [표시형식] - [,] 버튼을 클릭하면 선택한 범위의 서식이 '회계서식'으로 변경되면서, 숫자에 천단위 구분기호가 표시됩니다. 하지만 숫자 오른쪽으로 공백이 추가되는 문제가 있어, 오른쪽 공백없이 숫자를 표시해야 할 경우 아래 다른 방법을 사용합니다.

2. 단축키 Ctrl + Shift + 1 를 입력

숫자가 입력 된 범위 선택 후, 단축키 Ctrl + Shift + 1 을 누르면 범위의 서식이 '통화서식'으로 변경되면서 숫자에 천단위 구분기호가 표시됩니다. 단, 이 방법은 사용중인 PC에서 달러($)가 기본 통화일 경우, 숫자 뒤로 소수점이 포함될 수 있습니다.

3. 셀 서식을 변경

숫자가 입력된 범위 선택 후, 우클릭 - 셀 서식으로 이동하거나 단축키 Ctrl + 1 을 눌러 셀 서식 대화상자를 실행합니다. 이후 '사용자 지정' 에서 아래 서식을 입력하면 숫자에 천단위 구분기호가 추가됩니다.

셀 서식에 대한 보다 자세한 설명은 아래 셀 서식의 모든 것 기초 입문 강의를 참고하세요.

보고서에서 일부 강조해야 할 영역에 색 채우기를 할 경우, 위 아래로 적절히 테두리를 추가하면 더욱 입체감있는 보고서를 작성할 수 있습니다.

엑셀로 작성한 보고서를 여러 사람과 공유할 때 흔히 겪는 문제는 '편집 가능한 셀(직접 입력하는 셀)'과 '수식이 입력된 셀'을 올바르게 구분하는 것 입니다.

따라서 여러 사람과 공유하는 엑셀 파일의 경우, 직접 입력하는 셀은 글씨색을 '파란색'으로 작성하면 이런 문제를 쉽게 해결할 수 있는데요. 직접 입력하는 셀만 손쉽게 선택하여 글씨색을 파란색으로 바꾸는 방법에 대해 알아보겠습니다.